Um zu erfahren, wie ein Verein ehrenamtliche Mitarbeiter gewinnen und ein Medienteam aufbauen kann, haben wir mit Pia Riedel, Verantwortliche für Kommunikation und Marketing beim Oberligisten SV Stuttgarter Kickers, gesprochen.
Hallo Pia, danke, dass Du Dir die Zeit nimmst.
Kannst Du zunächst etwas zu Deiner Rolle bei den Kickers erzählen?
Ich habe bei den Stuttgarter Kickers ungefähr 2010 im Ehrenamt angefangen. 2015 habe ich den Kickers Kids Club aufgebaut und seit 2018 bin ich zusätzlich für den Bereich Kommunikation und Presse/Marketing zuständig. In diesem Bereich bin ich unter anderem für unsere eigenen Kanäle, also die sozialen Medien und Homepage, Interviewanfragen an Spieler, Trainer oder Präsidium verantwortlich. Außerdem gehört in diesen Bereich die ganze Kommunikation, die der Verein nach außen trägt. Dazu gehört auch das Stadionheft (redaktionell), Kampagnen mit Spielern und auch das sogenannte Medienteam mit den Bereichen Liveticker, Radio und Kickers-TV.
Welche Aufgabenbereiche deckt das Medienteam ab?
Früher gab es ein großes und selbstständiges Kickers-TV Team, das die Spieltage, Interview, Pressekonferenzen oder Veranstaltungen gefilmt und Berichte geschnitten hat. Wir wollten irgendwann, dass unsere verschiedenen Medienkanäle, insbesondere das TV und das Fan-Radio, enger zusammenrücken und zukünftige Abstimmungen dadurch leichter zu koordinieren sind. Dazu kam, dass es im TV-Team einige personelle Veränderungen gab und so nutzten wir die Gelegenheit und gründeten das neue Medienteam. Aber sowas ist auch ein wachsender Prozess und kann nicht sofort umgesetzt werden.
Das neue Medienteam deckt nun sämtliche Videoaufnahmen an den Spieltagen bzw. bei Veranstaltungen oder einzelne Videoclips ab. Außerdem gehört das Waldau-Radio, also das Fan-Radio, zum Team, die Jungs, die den Liveticker schreiben und sich um die sozialen Medien kümmern.
Aus wie vielen Mitgliedern setzt sich das Medienteam zusammen und wie verteilt sich das auf Ehrenamtliche, Praktikanten und festangestellte Mitarbeiter?
Wir haben einen großen Pool an ehrenamtlichen Mitarbeitern. Aktiv dabei sind insgesamt zehn bis zwölf Ehrenamtliche. Das Radio ist ein großes Team, die teilen sich dann immer auf. Sie sind ja auch zuständig für das Kommentieren des Livestreams. Wie gesagt, alle arbeiten ehrenamtlich, auch mein Mitarbeiter, der sich um die sozialen Medien wie Facebook und Instagram kümmert. Einzig ich bin als Hauptverantwortliche im Verein angestellt. Außerdem haben wir auf der Geschäftsstelle noch einen Praktikanten und zwei duale Studenten im Marketing. Die bringen sich auch immer wieder in dem Bereich ein, zum Beispiel bei besonderen Kampagnen oder sie entwickeln Ideen.
Welche Tools nutzt Ihr, um die Arbeit im Team zu organisieren? Also für Kommunikation, Aufgabenverteilung, ggf. kollaborative Zusammenarbeit, etc.?
Innerhalb des Medienteams nutzen wir eine WhatsApp-Gruppe, in der wir unter anderem besprechen, was am Spieltag zu beachten ist. Bei der Kommunikation auf allen Kanälen ist besonders die gemeinsame Sprache wichtig. Es werden auch Aufgaben geklärt, z.B. wer macht das Radio, wer kommentiert den Livestream, wer filmt… Hier geht es also um die Abstimmung innerhalb des Teams.
Mir ist wichtig, dass jeder seine Rolle und Kernkompetenz hat und diese auch bei der Aufgabenverteilung berücksichtigt wird. Trotzdem ist die gemeinsame Sache wichtig, das bedeutet, wenn es einen Engpass an einer Stelle gäbe, sollte diese Aufgabe jemand anderes übernehmen können. Leider sind wir noch nicht in allen Bereichen soweit, arbeiten aber weiter darauf hin. Die Mitarbeiter tauschen sich natürlich auch direkt untereinander aus und können ggfs. die Aufgabe eines anderen übernehmen, das muss aber alles besprochen sein bzw. mit mir dann kurz abgeklärt werden.
Neben der digitalen Kommunikation sind mir aber auch persönliche Treffen sehr wichtig. Hier tauscht man sich ganz anders aus, bespricht Ziele, Sorgen oder hört sich die Gedanken des Gegenübers an.
Auf der Geschäftsstelle, also im Verein selbst, arbeiten wir mit dem Teams-System. Einige Schlüsselpositionen aus den ehrenamtlichen Bereichen sind hier mit aufgenommen. Für die Erstellung von Grafiken, Posts etc. nutzen wir Canva. Hier haben wir Vorlagen erstellt, auf die das Team zugreifen kann.
Wie findet Ihr ehrenamtliche Helfer bzw. wie geht Ihr bei der Suche vor?
Häufig finden wir Ehrenamtliche über den persönlichen Kontakt, also von Person zu Person, wenn jemand jemandem aus dem Umfeld kennt. Wir machen hin und wieder über unsere sozialen Medien einen Aufruf und auf unserer Homepage gibt es eine Rubrik mit Stellenausschreibungen.
Wir haben auch schon einen Aufruf bei der Medienhochschule gestartet, wodurch wir Mitarbeiter für eine projektbezogene Arbeit gefunden haben. Die Herausforderung bei externen Mitarbeitern, zum Beispiel bei Studenten, die zum Beispiel mit uns eine Kampagne für die sozialen Medien entwickeln, ist immer deren Wissen (also was auf der Hochschule gelehrt wird) und die Sprache des Vereins zu vereinen. Wir als Kickers haben ja eine Geschichte, haben schon Dinge kommuniziert, die vielleicht bei den Fans nicht so gut angekommen sind. Dinge, die einfach von unseren Fans nicht gewollt sind. Das können aktuelle Hashtags sein. Also ist es wichtig, die „Sprache des Vereins“ immer zu beachten. Man muss sich damit auseinandersetzen und wissen, wie treffe ich den richtigen Nerv. Deshalb sind auch Mitarbeiter aus den Fankreisen durchaus interessant für das Medienteam. Die kennen die Fans, wissen was ankommen könnte, aber es ist eine Gradwanderung. Auf der einen Seite bin ich froh, dass jemand mithilft und den Verein unterstützt, auf der anderen Seite muss man wissen, wie nah man jemanden in den Verein lässt. Also hier ist das Gespür, Menschen einzuschätzen, wichtig. Zwischenmenschlich muss es passen.
Wenn wir neue Mitarbeiter haben, lassen wir sie einem über die Schulter schauen. Sie können sich alte Projekte, Kampagnen anschauen. Das meiste ist aber einfach Learning by doing. Wir haben auch einen Leitfaden bspw. für Praktikanten zum Onboarding-Prozess. Wichtig ist einfach, dass immer jemand da sein muss, der unterstützt, Feedback geben und ggfs. Anpassungen vornehmen kann. Eine neue Person kann auch neuen Impuls bringen. Hier haben wir einen guten Mix aus erfahrenen und jungen Mitarbeitern.
Wie läuft die Zusammenarbeit insgesamt?
Da unser Medienteam ehrenamtlich arbeitet, ist es wichtig, ein Bindeglied zu haben, das sich verantwortlich zeigt und im Verein verwurzelt bzw. eng im Verein drin ist. Einer muss die Verantwortung tragen, um das Ganze zu führen und die Sprache weiterzugeben. Ein gleiches Bild und die gleiche Sprache sind extrem wichtig in der Repräsentation nach außen. Auch sollte man immer nur so viel Berichterstattung einplanen, wie man nachhaltig auch leisten kann, um einen Einbruch nach einiger Zeit zu verhindern. Als Verantwortliche bin ich auch im Austausch mit anderen Abteilungen, um Infos zu erhalten und diese entsprechend kommunizieren zu können. Intern ist gegenseitiges Vertrauen wichtig, interne Informationen nicht nach außen zu geben.
Was motiviert ehrenamtliche Helfer am meisten an der Mitarbeit im Verein? Welche Anreize muss man hier schaffen? Und was muss man beim Handling des Teams beachten, um alle bei Laune zu halten?
Die Ehrenamtlichen wollen den Verein unterstützen, sie mögen die Nähe zum Verein. Sie können nah am Spiel sein und auch den Kontakt zu Spielern herstellen. Sie haben einfach Freude am Kommentieren, an der Arbeit mit Social Media oder anderen Aufgaben.
Allgemein ist es wichtig, Wertschätzung zu zeigen, aber in Maßen. Hier sind gemeinsame Feiern oder der Eintritt zum VIP-Raum mit kostenlosem Essen für die ehrenamtlichen Helfer eine gute Möglichkeit. Dazu ist es wichtig, viel mit den Ehrenamtlichen zu reden, persönliche Befinden abzurufen, reinzuhören. Das ist die größere Wertschätzung. Es ist wichtig, sie ernst zu nehmen, auch oder gerade, wenn sie Kritik an mir oder uns (dem Verein) äußern.
Gibt es aus Eurer Sicht Dinge, woran Ihr in der Zusammenarbeit selbst arbeitet?
Es gibt Entwicklungsbedarf in der Abstimmung untereinander, z.B. dass es kürzere Wege gibt und Dinge schneller geklärt und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Man sollte auch darauf achten, nicht zu viel zu wollen im Verhältnis zu der Manpower, die man hat. Wir arbeiten gerade an einer stärkeren Vernetzung untereinander, aber es ist schwierig, Leute zu finden, die sich in verschiedenen Bereichen einbringen können.
Gibt es noch weiteres Entwicklungspotenzial z.B. in Form weiterer Aufgabenbereiche, die Ihr mit dem Team gerne noch abdecken wollt?
Wir möchten gerne den Livestream eigenständig umsetzen. Hierfür brauchen wir aber die Mitarbeiter, und zwar langfristig!
Auch würden wir gerne einen eigenen Podcast oder eine monatliche Kickers Talk Runde auf die Beine stellen. Also wir haben genug Ideen, für die wir aber zwei, drei Leute bräuchten, die das als ihre feste Aufgabe sehen und dann umsetzen können. Da ist der Anspruch des Vereins an sich selbst auch hoch, solche Dinge dann richtig und gut umzusetzen.
Welche Tipps würdest Du konkret anderen Clubs auf den Weg geben, wenn sie ein Team erfolgreich aufbauen wollen?
Die gewisse menschliche Basis muss passen. Man sollte persönliche Befindlichkeiten hintenanstellen und verstehen, dass wir als Team für den Verein arbeiten und nicht als Einzelperson.
Trotz der Euphorie und der Ideen ist es wichtig, zu überlegen, was man als Verein nachhaltig leisten kann, damit auch die Fans zufrieden sind. Ein einmaliges Event wie beispielsweise ein Livestream, das zudem nicht entsprechend kommuniziert ist, kann bei den Fans für Ärger sorgen, wenn keine weiteren Livestreams folgen. Es gilt also ein Konzept zu erstellen, mit der Manpower, die man hat, und vorausschauend zu planen, was man leisten kann und was umsetzbar ist.
Ansonsten soll man sich ausprobieren, den Mut haben, auch mal hinzufallen. Dann kann man reflektieren und Dinge verbessern.
Ich finde, es sollte auch immer die Fanseite mit eingebracht werden, neben dem professionellen Mitarbeiter, der das entsprechende studiert hat. Die Geschichte über den Verein und das Gespür für den Verein kann man mit dem Wissen zusammenbringen und so etwas Gutes schaffen. Aber eins sollte man auch bedenken: Jeder Verein hat eine eigene Struktur, was bei uns passt, passt nicht bei allen Vereinen. Ich denke, mit Leidenschaft und Freude ist man jedoch in jedem Verein an der richtigen Stelle.
Vielen Dank für das Gespräch!
